Editorischer Prozess
Dieser Artikel beschreibt detailliert den editorischen Prozess des NFDI4Earth Living Handbook, also wie Artikel nach ihrer Einreichung verarbeitet werden (Media 1).
Einreichen von Artikeln
Artikel können momentan ausschließlich via mail an incoming+nfdi4earth-livinghandbook-livinghandbook-79252-issue-@mail.git.rwth-aachen.de eingreicht werden. Dadurch wird automatisch ein Issue im GitLab-Repositorium des NFDI4Earth Living Handbook erzeugt.
Vom Einreichen zur Publikation
Erste Überprüfung
Das Issue wird einem Mitglied des Editorial Board zugewiesen, welches den Artikel betreut und mit der den Artikel verfassenden Person kommuniziert. Dieses Mitglied des Editorial Board ordnet dem Issue das Label "new article" zu und fragt beim Managing Editor nach, ob die den Artikel verfassende Person bereits die Autorenvereinbarung unterschrieben hat. Ist dies nicht so, wird der Managing Editor die den Artikel verfassende Person darum bitten, in dem er sie zum Abonnieren der entsprechenden Mailingliste einlädt, welche unser DSGVO-konformer Ansatz ist um diese Information zu speichern und zu verarbeiten.
Sobald die den Artikel verfassende Person die Autorenvereinbarung unterzeichnet hat, wird das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board eine erste Überprüfung des Artikel gemäß den folgenden Kriterien durchführen:
Der eingereichte Artikel
- passt zu den Themen des Living Handbook
- hat eine klare Verbindung zu den Erdsystemwissenschaften, der NFDI4Earth oder dem Forschungsdatenmanagement
- folgt den Autorenrichtlinien
- ist vollständig (z. B. inklusive aller Bilddateien, Links funktionieren)
- Die Autorenvereinbarung wurde unterzeichnet und zu sämtlichen nachgenutzten Materialien sind die jeweils notwendigen Lizenzangaben vorhanden
- beinhaltet korrekt ausgefüllte Metadaten
- ist in Stil und Qualität angemessen und ausreichend durch Quellen belegt.
Bei erfolgreichem Bestehen dieser Überprüfung wird der Artikel für die Publikation vorbereitet und publiziert. Das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board entscheidet gemäß der Kriterien für externes Feedback, ob externes Feedback zum Artikel eingeholt werden muss. Es teilt der den Artikel verfassenden Person ihre begründete Entscheidung mit und weist dem Issue gemäß der Entscheidung entweder das Label "final check" oder "review" zu.
Sollten die Überprüfungen nicht erfolgreich sein, wird das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board der den Artikel verfassenden Person Rückmeldung geben und um die fehlenden oder berichtigten Informationen und Dateien bitten. Ein Artikel kann nicht weiter verarbeitet werden, bevor alle Überprüfungen erfolgreich sind.
Externes Feedback (optional)
Sofern notwendig, wird das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board einen Experten für das Thema des Artikels kontaktieren. Das Editorial Board des Living Handbook wird eine laufend aktualisierte Liste von freiwilligenen Experten führen um die Suche zu vereinfachen. Das externe Feedback sollte innerhalb von 3 Wochen vorliegen. Das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board kann einen neuen Experten anfragen, falls es nicht innerhalb von 6 Wochen vorliegt. Sobald der Artikel einem externen Experten zugeweisen konnte, erhält dieser eine Kopie des Artikels und reicht sein Feedback durch die issue-spezifische Mailadresse ein. Dadurch wird die den Artikel verfassende Person umgehend informiert, welche den Artikel innerhalb von 4 Wochen überarbeiten kann.
Nachdem die den Artikel verfassende Person den Artikel überarbeitet hat -- oder erklärt hat, keine Überarbeitungen vornehmen zu wollen --, überprüft das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board, ob das Feedback des externen Experten ausreichend berücksichtigt wurde. Der überarbeitete Artikel wird nicht an den Experten geschickt, außer dieser hat es explizit verlangt. Falls das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board weiterhin Verbesserungsbedarf sieht, wird es der den Artikel verfassenden Person ihre begründete Entscheidung mitteilen und die Einreichung einer überarbeiteten Version des Artikels verlangen.
Nachdem der Artikel ausreichend überarbeitet wurde, wird er für die Publikation vorbereitet und publiziert. Dem Issue wird das Label "final check" zugewiesen.
Vorbereitung zur Publikation und Publikation des Artikels
Sobald der Artikel für die Veröffentlichung im Living Handbook als Preprint oder fertige Version bereit ist, erstellt das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board einen neuen Branch für das Issue und lädt im neuen Branch sämtliche Dateien des Artikels in das Repositorium des Living Handbook hoch. Falls der Artikel nicht in Markdown eingereicht wurde, übersetzt es ihn vorher in Markdown. Anschließend bereitet es die publikations-fertige Version des Artikels vor und nimmt folgende letzte Überprüfungen vor:
- Falls es sich um einen Preprint handelt: Einfügen der "under review"-badge; Entfernung dieses, falls es sich um die überarbeitete Version eines Preprints handelt.
- Sind alle Metadaten korrekt?
- Einfügen eventuellen zusätzlichen Markdown-codes (z. B. Querverweise)
- Wird der Artikel korrekt gerendert?
- Sind die Einträge im Quellenverzeichnis vollständig?
- Haben alle Links ein Ziel (d.h. keiner führt auf eine "Fehler 404"-Seite)?
- Falls zutreffend, wird Information aus dem NFDI4Earth Knowledge Hub korrekt abgerufen?
Sind all diese Überprüfungen erfolgreich, aktualisiert das den Artikel betreuende Mitglied die Versionsnummer des Artikels. Preprints haben generell zunächst die Versionsnummer 0.1. Dies erlaubt es, die Versionsnummer entsprechend der Anzahl der Überarbeitungszyklen zu erhöhen. Alle anderen Artikel haben bei ihrer Veröffentlichung die Version 1.0. Die Versionsnummer wird dann je nach Umfang späterer Überbeitungen und Ergänzungen aktualisiert (siehe Aktualisierung von Artikeln).
Sobald der Artikel in einer publikationsfertigen Fassung vorliegt ("Druckfahne"), schickt das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board den Link an die den Artikel verfassende Person mit der Bitte um Freigabe des Artikels.
Nachdem der Artikel von der den Artikel verfassenden Person freigegeben wurde, erstellt das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board den Merge Request für den Branh des entsprechenden Issues. Der Managing Editor, oder falls nicht verfügbar ein von ihm damit betrautes Mitglied des Editorial Board, überprüft und akzeptiert den Merge Request. Die den Artikel verfassende Person wird benachrichtigt, dass der Artikel nun (als preprint) online ist. Das den Artikel betreuende Mitglied des Editorial Board schließt das Issue, wenn der Artikel ohne externe Überprüfung oder in überarbeiteter Fassung publiziert wurde. Bei einem Preprint bleibt das Issue geöffnet bis die überprüfte Version online ist.
Aktualisierung von Artikeln
Um einen Artikel zu aktualisieren, sollte die entsprechende Markdown-Datei aus dem GitLab Repositorium heruntergeladen, überarbeitet und wie ein regulärer Artikel eingereicht werden (siehe oben). Das die aktualisierte Version betreuende Mitglied des Editorial Board überprüft, ob die Überarbeitungen angemessen sind. Handelt es sich um substantielle Änderungen, könnte es den Artikel auch an einen externen Experten schicken. Andernfalls werden die Aktualisierungen übernommen und die Versionsnummer erhöht und die die Aktualisierungen verfassende Person als Autor oder Beitragende hinzugefügt. Diese Änderungen richten sich nach dem Umfang der Aktualisierungen (siehe Tabelle). Falls für den Artikel noch keine Beitragenden aufgeführt werden, wird folgende Zeile am Ende des Artikels eingefügt: "Diese Personen haben zum Artikel beigetragen:". Daran anschließend werden sämtliche Beitragenden gemäß dem Zeitpunkt ihrer Beiträge aufgelistet, mit dem neuesten Beitragenden an erster Stelle. Sofern vorliegend, wird die ORCID der Beitragenden angegeben.
| Umfang der Aktualisierung | Vorgehen |
|---|---|
| gering/moderat | Die Versionsnummer wird an der zweiten Stelle um eins erhöht. Die die Aktualisierungen verfassende Person wird als Beitragende am Ende des Artikel erwähnt. |
| umfassend/bedeutend | Die Versionsummer wird an der ersten Stelle um eins erhöht. Die zweite Stelle wird auf 0 gesetzt. Das Editorial Board wird entscheiden, ob und wie die Autorenschaft des Artikels aktualisiert wird um die Änderungen am Artikel ausreichend zu würdigen. Der aktuelle Autor bzw. die aktuellen Autoren des Artikels sollten in die Diskussion einbezogen werden. Deren Rückmeldung muss in die Diskussion einbezogen werden, wenn sie innerhalb von zwei Wochen oder bis zum nächsten Treffen des Editorial Board vorliegt, jenachdem, welche der beiden Fristen später endet. |
Anschließend wird der Artikel für die Publikation vorbereitet und publiziert.
Vorschlagen neuer Collections
Eine neue Collection kann von jedem via der oben angegenene Mailadresse vorgeschlagen werden. Der Vorschlag muss den Abstract bzw. die Beschreibung der neuen Collection beinhalten sowie eine Liste von Artikeln, die der neuen Collection zugeordnet werden sollen um den Bedarf für die neue Collection zu belegen.
Das durch den Vorschlag erstellte Issue wird mit dem Label "collection" versehen und einem Mitglied des Editorial Board zugewiesen. Das Editorial Board diskutiert den Vorschlag und kann die die Collection vorschlagende Person in die Diskussion einbeziehen. Wird entschieden, die Collection zu erstellen, wir das den Vorschlag betreuende Mitglied des Editorial Board die Collection erstellen und gemäß der Abläufe in "Vorbereitung zur Publikation und Publikation des Artikels" publizieren. Darüber hinaus wird es die Metadaten der der Collection zugeordneten Artikel entsprechend aktualisieren. Anschließende informiert es die die Collection vorschlagende Person, dass die neue Collection implementiert wurde und schließt das Issue.
